Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels

Version:

1.0

Date version:

Novembre 2023

Créée par:

Erika Morin inspiré du document fait par Therrien Couture Jolicoeur SENCRL et celui du Centre d’Action Bénévole Domaine du Roy

Approuvé par:

Le conseil d’administration en date du la résolution #

Niveau de confidentialité:

Confidentiel

Historique des modifications

Date

Version

Auteur(s)

Description des modifications

Nov. 2023
1.0
Erika Morin
Création du document de base

Mise en contexte

Le Centre d’Action Bénévole du Lac (CABL) est un organisme à but non lucratif reconnu en maintien à domicile ayant pour mission de promouvoir l’implication bénévole dans le territoire de Lac-Saint-Jean-Est, de recruter, former et orienter les bénévoles selon leurs intérêts, d’encourager le milieu à utiliser efficacement les bénévoles. Le CABL offre divers services à la population aînée permettant d’assurer leur maintien à domicile et briser l’isolement.

1. Introduction

La présente politique s’inscrit dans l’esprit de la mission et des valeurs du CABL. La protection de la vie privée est importante pour le Centre d’action bénévole du Lac. Pour cette raison, nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables.

2. Objectifs

Le présent document a pour objectif de :
  • Normaliser les procédures relatives à la protection des renseignements personnels des usagers, du personnel ainsi que tout autre personne affiliée.
  • Assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels détenus par le CABL conformément à la Loi 25 du Gouvernement du Québec.
  • Assurer une information adéquate au personnel, aux usagers et autre personne afiliée concernant les procédures de confidentialités relatives à leur dossier personnel.

3. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toutes questions, commentaires et plaintes portant sur la politique et les pratiques du CABL en matière de respect de la vie privée, vous devez vous adresser à la Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Hélène Bouchard, présidente du conseil d'administration
email
hbouchard05@gmail.com
icône pointeur
431 rue Collard suite 1 (à l'arrière), C.P. 2155, Alma (QC)  G8B 5W1

4. Définitions

  • Renseignements personnels : tous les renseignements qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, c’est-à-dire qui révèle de manière directe ou indirecte quelque chose sur l’identité, les caractéristiques (ex. : habiletés, préférences, tendances psychologiques, prédispositions, capacités mentales, caractère et comportement de la personne concernée) les activités de cette personne, et ce quelle que soit la nature du support et quelle que soit la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).
  • Renseignements personnels sensibles : désigne un renseignement personnel qui, lorsque par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de respect de la vie privée. Il peut s’agir, par exemple, de renseignements médicaux, biométriques, génétiques ou financiers, ou encore de Renseignements sur la vie ou l’orientation sexuelle, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale ou bien l’origine ethnique.
  • Responsable de la protection des renseignements personnels : la personne qui est en charge de l’application de la présente politique et dont les coordonnées sont identifiées à la section 3.

5. Collecte des Renseignements personnels

Pour le CABL, le respect de votre vie privée et de la confidentialité des données recueillies est primordial. C‘est pourquoi nous avons développé cette politique de confidentialité afin de vous indiquer quels renseignements nous recueillons, comment nous les traitons, et quand nous avons besoin de les communiquer à des tiers.

Les renseignements personnels sont :
  • Vos coordonnées, votre nom et prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse et vos informations bancaires (si applicable), date de naissance;
  • Des renseignements relatifs concernant les services que nous vous avons rendus;  
  • Des informations relatives aux transactions et au paiement, comme le mode de paiement utilisé, la date et l'heure, le montant du paiement;
  • Des renseignements que vous choisissez de fournir ou de nous transmettre, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire, répondez à des sondages ou communiquez avec l’un de nos employés ou représentants autorisés.

6. Votre consentement de partager vos renseignements personnels

Par votre consentement, vous autorisez le CABL à procéder à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels qui sont nécessaires pour vous offrir nos services. Sachez que vous demeurez maîtres en tout temps de vos renseignements personnels et que le consentement que vous nous donnez au moment de la collecte ou du traitement de vos renseignements personnels peut être retiré en tout temps. Nous nous assurerons de respecter votre choix conformément à nos obligations légales.

7. Processus de rétention des renseignements personnels

  • Les dossiers de tous et chacun sont conservés dans un bureau fermé, à l’intérieur d’un classeur verrrouillé à la fin de chaque journée;
  • Chaque dossier physique doit être clairement identifié au nom de la personne dans une chemise permettant de bien séparer les documents;
  • Pour des fins de maximisations de l’espace, les documents originaux peuvent être scannés et conservés dans un fichier électronique.

8. Destruction des dossiers

  • Lors de la destruction d’un dossier physique, les informations contenus dans ce dernier doivent obligatoirement être déchiquetés à l’aide de moyens mécaniques tel une déchiqueteuse;
  • Lors de la destruction d’un dossier électronique (fichier), les informations et Renseignements personnels contenus dans ce dernier doivent être supprimés à l’aide d’un logoiciel spécialisé permettant la suppression multiple dudit fichier afin d’enlever toute trace de ce fichier sur le disque dur. La direction s’assure de faire cette destruction.

9. Partage des informations

Nous n’utilisons vos renseignements personnels que si la loi nous le permet. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins légitimes décrites ci-dessous :
  • Vous fournir des services;
  • Gérer le risque et les activités;
  • Respecter nos obligations en vertu des lois et des règlements en vigueur;
  • Développer de nouveaux services et les améliorer;
  • Communiquer avec vous.
    Vos renseignements personnels seront utilisés et divulgués dans un cadre précis, limités et accessibles uniquement à ceux, employé(e)s, bénévoles et partenaires, dont c’est nécessaire.
  • Seules les personnes dont les tâches exigent d’avoir accès à des renseignements confidentiels ont les accès nécessaires;
  • Les documents confidentiels peuvent être partagés entre les membres de l’équipe seulement lorsque les tâches de travail le justifient;
  • Les dossiers qui concernent les usagers et les bénévoles ne sont pas accessibles que par les personnes autorisées;
  • Les notes et informations personnelles des employé.es sont accessibles uniquement à la direction ainsi qu’à un membre du C.A.;
  • Les conversations confidentielles doivent se tenir à l’intérieur d’un bureau fermé, en présence uniquement des personnes concernées;
  • Si une information confidentielle est portée à la connaissance d’une personne non autorisée, celle-ci doit avoir le professionnalisme nécessaire pour :
    • Référer le cas d’un client dont les informations sont confidentielles à la bonne personne dans l’équipe. Si le cas ne nous concerne pas, demander à la personne de garder les informations confidentielles jusqu’à ce qu’elle soit prise en charge par le bon collègue;
    • Ne rechercher et ne garder aucun document confidentiel sur un usager, bénévole ou employé tels que la date de naissance, l’adresse, le revenu, les notes au dossier, etc.

10. Dossiers en télétravail

Les personnes autorisées à faire du télétravail s’engagent à ne pas apporter aucun dossier confidentiel à la maison.
Les renseignements contenus sur l’ordinateur portable ne doivent en aucun cas être disponibles ou visibles pour les personnes circulant dans la résidence.
Les documents doivent être rangés à la fin de chaque journée et l’ordinateur portable doit être éteint et muni d’un mot de passe.
Les bénévoles peuvent détenir des renseignements personnels dans certains cas très spécifiques et nécessaires. Ces informations sont données de manière verbale (conditions de santé) et une attention est portée par le Responsable de service sur la confidentialité et le respect de la Loi 25. Le bénévole doit détruire les renseignements personnels dès qu’ils ne sont plus nécessaires. De plus, à chaque année lors des rencontres de services, un point statutaire sera à l’ordre du jour concernant la Loi 25 et les obligations des bénévoles.
Les bénévoles de tous les services signent un accord de confidentialité.

11. Incident de confidentialité

Définition: Tout accès, toute communication ou toute utilisation de renseignements personnels qui n'est pas autorisé par la Loi, ainsi que la perte de renseignements personnels ou toute autre atteinte à la protection des renseignements personnels constitue un incident de confidentialité.
Advenant un incident de confidentialité, ce dernier doit être signalé à la personne Responsable de la protection des Renseignements personnels (nommé au point 3), en complétant le formulaire prévu à cette fin et fourni sur demande. Toute incident doit être répertorié dans un registre.
confidentialité

12. Non-respect de la politique

En cas de non-respect de cette politique, des mesures disciplinaires s’appliqueront selon la gravité de la faute et du dossier de la personne fautive.

13. Signature et consentement

Le formulaire d’engagement des employés et des bénévoles comprend la signature des politques du CABL, notamment la politique de confidentialité et de protection des renseignement personnels.

14. Mesure de sécurité

Malgré les mesures décrites ci-dessus, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez contacter notre Responsable à la protection des Renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à l’article 3.

15. Mise à jour

La présente politique est acceptée lors du conseil d’administration du CABL le 14 novembre 2023 par résolution #179. Elle sera mise à jour annuellement.
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